Titulación de Estudiantes

Las pautas de uso sobre la titulación de estudiantes es un modelo de procedimiento general que nos permite optimizar las tareas en secuencias o pasos a cargo de diferentes actores, con una temporalidad establecida.

Este instrumento hace referencia a los sistemas de información, entre otros recursos tecnológicos mediadores, que nos permite el cumplimiento de los objetivos y metas de las políticas públicas en el ámbito educativo, establecidas en normativas provinciales y nacionales.

Sistema Voz por Vos | Módulo de Egreso: Titulación

Introducción

A partir de la actualización de la versión 3 del Sistema "Voz por Vos", realizada el 2 de octubre de 2019, encontraremos la funcionalidad de Titulación en el Módulo de Egreso. Nos habilita a confeccionar e imprimir -en papel moneda- los certificados analíticos de estudios completos que necesitamos emitir a partir de la culminación del trayecto de estudiantes de Educación Secundaria y Educación Superior de todas las modalidades y gestión.

El Módulo de Egreso: Titulación del Sistema "Voz por Vos" reemplaza -en la jurisdicción- al “Sistema Federal de Títulos y Certificados Analíticos con resguardo documental”.

La emisión de los títulos en el nuevo sistema será de aplicación a partir del 1º de noviembre de 2019 con la Serie 2019 del papel moneda.

Actualmente, existen servicios educativos que cuentan con el Sistema "Voz por Vos" y para otros, será la primera vez. A continuación, se describen los pasos que seguiremos -desde el servicio educativo- a los efectos de optimizar la emisión de los títulos.

Tareas previas

1 Acceder al sistema por primera vez:

Los Servicios Educativos que cuentan con el Sistema "Voz por Vos" habilitado pueden omitir este paso.

Los Institutos de Gestión Privada de Educación Secundaria y Educación Superior (de todas las modalidades) y los Servicios Educativos de Educación Secundaria modalidad Jóvenes y Adultos, se habilitarán en el mes de octubre.

Para ser usuarios del sistema, los directores/as, vicedirectores/as, secretarios/as o auxiliares de secretaría deberán:
Registrarse en el Sistema Voz por Vos (el procedimiento es por única vez).

Los directores/as, al momento de iniciar la sesión luego de registrarse, contarán con el perfil Directivo habilitado. El perfil es asignado por la Dirección General de Tecnologías para la Gestión Educativa, al momento de incorporar el Servicio Educativo al sistema.

La asignación del perfil Secretario a los secretarios/as o auxiliares de secretaría con usuario registrado, se describe en el paso siguiente. 

2 Asignar el perfil Secretario

El perfil Directivo, tiene habilitada la gestión de perfiles, en particular "Agregar" o "Eliminar" usuario al perfil Secretario.

A los efectos de Titular, los usuarios con perfil Directivo (Director/Vice director/Rector/Regente) podrán asignar o reasignar -según sea el caso- a usuarios, el perfil Secretario.

Para los servicios educativos nuevos en el sistema: “Agregar” el perfil Secretario al usuario que cumple la función. Esta acción, requiere que la persona se haya registrado previamente.

Para los que cuentan con "Voz por Vos": “Agregar” el perfil Secretario al usuario que cumple la función y adicionalmente deberá “Eliminar” el perfil Directivo de ese usuario (si lo tuviera).

Podemos consultar la ayuda sobre la Gestión del Perfil Secretario y la Gestión del Perfil Directivo

3 Verificar el nominal de Estudiantes

Los usuarios con perfil Secretario podrán verificar el listado de los estudiantes de todas las secciones del presente ciclo lectivo (en particular, las secciones de los estudiantes próximos a egresar). Esto es posible para los servicios educativos que tienen sus estudiantes registrados en el SAGE.

En la ayuda podemos consultar en: Estudiantes por Sección

4 Solicitar papel moneda

Los usuarios con perfil Secretario pueden gestionar el papel moneda (por lote e individualmente). La funcionalidad les permite solicitar, recepcionar, rendir y ver el historial del papel moneda.

Antes de iniciar con la titulación, el servicio educativo -por medio del perfil Secretario- solicitará una cantidad de papel moneda en función de los títulos previstos a emitir. Esta cantidad es la misma que el servicio ha solicitado por nota al inicio del presente Ciclo Lectivo. En lo sucesivo, las solicitudes por primera vez o refuerzos, deberán realizarse exclusivamente por este medio.

El Servicio Educativo remitirá al Departamento de Títulos, el informe final -en papel- con la Rendición de la Serie 2018 del papel moneda. En lo sucesivo, las rendiciones serán por medio del sistema.

Luego, el Departamento de Títulos le asignará una cantidad -la consignará en el sistema- y remitirá el lote de papel moneda al Servicio Educativo. El servicios educativo al momento de recepcionarlo, deberá registrarlo en el sistema. 

Temas en la ayuda: Solicitud de Papel Moneda y Conformidad de cada planilla

Titulación

Inmediatamente de finalizado el trayecto formativo del estudiante, se iniciará el proceso para la confección, validación e impresión del certificado analítico. Los tres pasos que se describen a continuación, se detallan en la ayuda: Titulación

1 Confección

La tarea consiste en la elección del estudiante a titular indicando la fecha de ingreso (cohorte), la elección del plan de estudio de la carrera, orientación o trayecto según corresponda y el registro de las calificaciones finales de los espacios curriculares consignados en el Libro Matriz.

El registro de las calificaciones puede realizarse en diferentes momentos. El proyecto del título del estudiante quedará en estado:

Borrador

2 Validación 

Luego de registrar las calificaciones y demás datos solicitados, el proyecto del titulo del estudiante se podrá "enviar para su aprobación" al Departamento de Títulos. El departamento validará los datos de su competencia y aprobará o rechazará la prueba de impresión enviada; en este último caso, consignará las observaciones pertinentes para realizar los ajustes que correspondan. Posteriormente, el Servicio Educativo podrá intervenir el proyecto del título y volver a enviarlo.

En el proceso de comunicación digital, el estado del proyecto del título cambiará a:

3 Impresión

Cuando el proyecto del título esté "aprobado" , no podrán realizarse modificaciones de datos y se habilitará la impresión del mismo. Para ello, especificaremos número de planilla del papel moneda en el cual se realizará la impresión. Luego, el estado cambiará a:

Emitido

Tareas posteriores

1 Legalizar títulos emitidos

Luego de imprimir y firmar un grupo de títulos, podrá remitirlos al Departamento de Títulos para la firma de las autoridades correspondientes. Para ello, se registrarán los títulos emitidos (Gestión del Papel Moneda) a los efectos de realizar un seguimiento de los mismos. Tendremos a disposición del Servicio Educativo, información sobre dónde se encuentra el título emitido para informar al estudiante interesado.

Tema en la ayuda: Legalización de títulos emitidos

2 Rendir papel moneda

Al finalizar el período válido para la utilización de las planillas de la serie -por ejemplo, para la Serie 2019 será el 31 de octubre de 2019-, se deberá realizar la rendición de todas las planillas. Para ello se registrará en la "Gestión del Papel Moneda" el estado de cada caso.

Tema en la ayuda: Rendición del papel moneda